Hvorfor er der så mange offentlige it-projekter, der ikke går som planlagt? Vi læser (for) ofte om forsinkelser og sprængte budgetter i medierne. Kan det offentlige dog ikke lære at gennemføre it-projekter ordentligt?
Det spørgsmål har tre forskere og undervisere fra KEA (Københavns ErhvervsAkademi) stillet sig selv – og en række projektdeltagere i store offentlige it-anskaffelsesprojekter. Trustworks fik lov til at deltage med erfaringer fra flere projekter – og har fået lov til at dele resultaterne fra undersøgelsen.
I denne podcast kigger vi på den rejse, man skal igennem som en offentlig virksomhed, når man gerne vil købe et nyt IT-system. Der er nogle trin i den rejse, man ikke kommer uden om, men som byder på en række udfordringer. Vi gennemgår og taler om de typiske trin og processer, og inviterer eksperter ind til at fortælle om deres erfaringer undervejs.
I podcasten belyser vi problematikker, der kan opstå, hvis man ikke bygger et godt fundament for en fælles forståelse – og vi er nysgerrige på, hvordan brugen af UX-metoder i it-udviklingsprocessen kan bidrage til at gappet mellem brugerbehov og it-løsning reduceres.
Læs om folkene bag forskningen og podcasten nederst på siden.
Resultaterne fra forskningsprojektet falder i ni “etaper” i det bjerglandskab/forhindringsløb en udbudsproces nu engang er. Det er blevet samlet i en række podcasts, der bliver tilgængelige her på siden hen over efteråret 2023 og foråret 2024. Der kommer en ny episode ca. en gang om måneden.
Hent episoderne herunder – eller følg rækken af episoder på Spotify.
Podcast-episoder
Etape 2: At skrive brugerkrav med juraen som vilkår
2.1 Kravstillerne (tilføjet d. 13.10.23) – 37:44
2.2 Juristerne (tilføjet d. 23.01.24) – 45:57
Etapen er delt i to episoder for at få flere vinkler med. I episoderne dykkes ned i, hvordan fortolkning af udbudsjura kan stå i vejen for det gode udbudsmateriale, og hvad man kan gøre for at formulere krav som giver leverandøren en tilstrækkelig forståelse og samtidig gør, at man har mulighed for at blive klogere sammen undervejs.
Etape 3: Leverandørdialog med begrænsninger
Afsnittet handler om de begrænsninger udbudsreglerne opstiller for kommunikationen mellem leverandør og kunde, samt den svære kommunikation mellem en kunde og en potentiel leverandør.
Etape 4: Tilbudsskrivning med et stort fortolkningsrum
Afsnittet handler om leverandørens arbejde med at skrive et tilbud uden at have den fulde forståelse for den forretning, han skal levere en løsning til. Når kravene er for high level og dialogen er begrænset kan det være svært at ramme plet.
Etape 5: Valg af leverandør ud fra forskellige rationaler
Afsnittet handler om, at forskellige og nogle gange modsatrettede interesser internt i kundens organisation, kan gøre det svært at vurdere tilbuddene, og risikere at brugernes behov mister fokus.
Etape 6: Etablering af den fælles forståelse mellem bruger og leverandør
Afsnittet handler om de forskellige forståelses- og referencerammer, som brugerne og leverandøren har, og om hvor svært det kan være, at tilpasse et standardsystem udviklet til en anden samarbejdskultur end den danske.
Etape 7: Orkestrering af samarbejdet i udviklingsfasen
Afsnittet handler om brugernes manglende viden om det at arbejde i et it-udviklingsprojekt og at arbejde agilt. Hvor svært det kan være at formulere de gode user stories og acceptkriterier og acceptere, at noget bliver prioriteret ude i projektet.
Etape 8: Kontinuerlig brugerevaluering af løsningen
Afsnittet handler om hvad konsekvensen er, hvis ikke leverandøren løbende får evalueret kvaliteten af løsningen løbende op mod brugerne. Om hvorfor man ikke bør vente til sidst, men løbende teste og evaluere, så man ikke risikerer at stå med det forkerte produkt, når delleveranceprøven skal gennemføres.
Etape 9: Den fælles forståelse udfordres over tid
Afsnittet handler om store og komplekse projekter som løber over lang tid. Hvordan man risikerer at viden forsvinder, når projektdeltagere stopper, hvordan dokumentationen sander til, og hvordan risikoen for at projektet fejler vokser jo længere tid der går.
Folkene bag podcasten
Podcasten IT-udviklingsrejsen er blevet til i et samarbejde mellem forskere og undervisere på KEA, konsulentvirksomheden Trustworks, Det Internationale Usability and UX board (UXQB) og en større offentlig virksomhed.
Forskere og undervisere fra KEA har fulgt et stort it-projekt i en offentlig virksomhed og har gennem interviews indsamlet information fra projektdeltagere og andre af projektets interessenter.
Data er blevet analyseret og resultatet af analysen præsenteres i starten af hver podcast episode, hvor det skildres, hvilke problematikker projektet stødte på, samt hvordan projektet forsøgte at løse problematikker undervejs. Elvi Nissen, konsulent fra Trustworks og board member i UXQB bidrager i hver episode med at belyse typiske problematikker i IT-udviklingsprojekter samt kommer med gode råd til, hvordan problematikker kan minimeres eller imødekommes.
Derudover vil eksperter med forskellige roller i relation til it-udvikling deltage for at belyse vores resultater fra flere vinkler, eksempelvis en projektleder og en jurist.
Fra KEA deltager adjunkterne Janni Høyer Thoft, Birgitte Heide og Helle Schade-Sørensen. Som den gennemgående interviewer i podcasten er docent på KEA Per Halstrøm.
Vil du lære mere om UX mindsettet?
Trustworks tilbyder en række kurser, der er baseret på UXQBs pensum og giver dermed mulighed for certificering inden for UX mindsettet – eller den menneskecentrede udviklingstilgang (Human-Centred Design).
